Las cinco cosas que se deben y no se deben hacer en las reuniones virtuales


La cantidad de tiempo que los profesionales dedican a las reuniones es sorprendente. Para la alta dirección, la friolera del 50 por ciento de su día puede estar dedicado a reuniones. Para los mandos intermedios, es el 35 por ciento.

Eso no sería tan malo si las reuniones tuvieran un propósito genuino. El problema es que el 67 por ciento de las reuniones pueden considerarse fracasos. Son improductivos e ineficientes, como mínimo. A veces, incluso pueden dañar la moral, dañar las relaciones del equipo y también dañar la cultura de la empresa.

Ahora bien, ¿eso significa que los profesionales y las empresas locales de la montaña deberían abandonar las reuniones virtuales? No necesariamente. El truco consiste en asegurarse de que está haciendo las cosas bien, algo que sea más fácil de decir que de hacer.

Afortunadamente, te respaldamos. Aquí hay un vistazo a las cinco cosas que se deben y no se deben hacer en las reuniones virtuales.

 

1. Tenga (y cumpla) una agenda

Las actividades disfuncionales de las reuniones, como tomar la tangente o pasar tiempo quejándose o criticando, en realidad perjudican a la empresa. Un estudio mostró que la innovación, la estabilidad del empleo y la participación de mercado cayeron en las empresas donde la disfunción se desbocó.

Otro mostró que las reuniones mal organizadas significaban que el 44 por ciento de los profesionales no tiene tiempo para manejar su trabajo. Eso significa que esas reuniones están dañando la productividad, lo que también puede afectar la moral y dañar los resultados de una empresa.

Es por eso que tener y ceñirse a la agenda es tan vital. Crea un sentido de organización y proporciona un punto de enfoque. Al alinearse con la agenda y hacerla cumplir, se agiliza todo el proceso.

 

2. No predeterminado a una hora

Para muchos profesionales, la duración predeterminada de las citas de su calendario es de una hora. La cuestión es que no todos los temas necesitan una hora completa para cubrirlos. Sin embargo, si bloquea tanto tiempo, es posible que todos los asistentes sientan que necesitan llenarlo.

En lugar de ir con una hora, intente hacer que todas las reuniones sean de 30 minutos. Esto puede crear una sensación de urgencia, que puede promover un mayor enfoque en el tema en cuestión. La función de reuniones rápidas de Google Calendar en realidad lo ayuda a reducir la duración predeterminada de sus reuniones. Esencialmente, garantiza que no haya espacio para la hinchazón, además de que puede recuperar esos cinco minutos adicionales para calentar su café.

Las tangentes, las quejas y otros temas no esenciales consumen gran parte del tiempo, por lo que es más fácil para la persona que dirige la reunión ponerles un freno. Además, un límite de tiempo más corto desalienta la conversación prolongada o serpenteante.

 

3. Limite la lista de invitados

En general, el 31 por ciento de los profesionales afirman que los asistentes irrelevantes ralentizan el progreso de una reunión. A veces, es porque sus contribuciones no ayudarán a que la reunión logre sus objetivos. En otros, si la persona no está completamente al tanto del tema, el tiempo dedicado a responder sus preguntas evita que la discusión avance.

Sin embargo, esa no es la única razón para limitar la lista de invitados. Si un empleado o gerente no necesita estar realmente allí, podría estar usando ese tiempo para manejar sus otras responsabilidades. En cambio, están atrapados en una sala para una discusión de la que no necesitan ser parte, lo que daña su productividad. Además, puede dañar la moral, ya que aburrirse durante una hora no es exactamente un buen momento.

Si está enviando las invitaciones a la reunión, considere si cada persona que agregue realmente necesita estar presente. Al centrarse en los principales actores, puede aumentar el valor de la reunión.

En el otro lado del espectro, si recibe una invitación, considere si sería un colaborador valioso. Si no está seguro de por qué fue invitado, pregúntele a la persona que dirige la reunión por qué lo necesita allí. Si no pueden darle una respuesta sólida, vea si puede disculparse.

 

4. No hagas múltiples tareas

Cuando participa en una reunión virtual, generalmente está sentado frente a la computadora de su trabajo. ¿Por que importa? Porque hace que sea más difícil resistir la tentación. Con un solo clic, puede comenzar a realizar múltiples tareas.

El problema es que la multitarea es en gran medida un mito. En la mayoría de los casos, las personas no pueden prestar atención a varias cosas a la vez. En cambio, cambian su atención entre actividades, enfocándose aquí por un momento antes de enfocarse en otra parte. Eso aumenta las probabilidades de que se pierda algo importante.

Además, manejar otras tareas puede distraer a otros participantes. Incluso si silencia el micrófono, las personas pueden ver sus ojos recorriendo la pantalla, el movimiento sutil de sus brazos cuando usa un mouse o teclado, y más. Pueden darse cuenta de que no estás concentrado y que les estás dificultando la concentración.

Cuando llegue la hora de la reunión, apague todas las notificaciones y guarde el resto del trabajo. Concéntrese en la tarea que tiene entre manos, asegurándose de prestar toda su atención a la reunión. Con un compromiso total, las reuniones pueden realizarse de manera rápida y eficiente. Incluso puede permitir que termine antes, dándole la oportunidad de volver a sus responsabilidades más rápido.

 

5. Realice una prueba

Las reuniones virtuales son bestias engañosas. A veces, la tecnología es tu aliada, uniendo a personas que no pueden reunirse en persona. Pero también puede ser su mayor obstáculo para la productividad.

Los problemas técnicos pueden descarrilar una reunión incluso antes de que comience. Para asegurarse de que no es responsable de los retrasos, pruebe su tecnología antes de la hora de la reunión. Revise su micrófono, audífonos, audífonos y / o parlantes. Localice el botón de silencio para poder apagar el micrófono cuando no esté hablando. Asegúrese de ver claramente la cámara y practique mirando la lente de la cámara, no la pantalla, para imitar el contacto visual.

Además, es inteligente hacer algunas comprobaciones adicionales. Revise la iluminación de su espacio para asegurarse de que lo vean fácilmente. Mire el fondo para ver si hay algo visible que pueda distraer o ser controvertido. Asegúrese de mantener su oficina en silencio y pida a los demás que se encuentren en el área que no interrumpan durante la hora de la reunión.


BONUS: ¿Esa reunión debería ser realmente un correo electrónico?

¿Sabía que las reuniones innecesarias cuestan a las empresas estadounidenses 399 mil millones de dólares al año? Es cierto. La productividad perdida viene con una etiqueta de precio, y es muy grande.

Antes de programar una reunión, es importante preguntarse:

· ¿Es siquiera necesaria una reunión?

· ¿Puedo hacer llegar la misma información en un correo electrónico o con cualquier otro enfoque?

· Si es necesario un intercambio de información, ¿podría realizarse por escrito a través de canales como Slack o Microsoft Teams?

Hay muchas formas efectivas de compartir información en el lugar de trabajo, muchas de las cuales son menos intrusivas que una reunión virtual. Entonces, antes de enviar o aceptar esa invitación de calendario, tómese un momento para pensar si reunirse es realmente la mejor opción. Si no, hazles un favor a todos y sáltese la reunión.

En última instancia, las reuniones virtuales, y el trabajo remoto en general, son algo nuevo en main. Averiguar qué hacer y qué no hacer puede ser complicado al principio. Pero, al usar los consejos anteriores, puede asegurarse de que está manejando bien la parte de la reunión.

Si desea obtener más información sobre el trabajo remoto, visítenos en TrendsWithBenefits.org. Tenemos una gran cantidad de recursos que pueden ayudar a que los empleados remotos y la fuerza laboral prosperen.

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Si se pregunta, "¿Por qué Walking Mountains hablando de trabajo remoto? "

La respuesta es bastante simple: nuestro objetivo es reducir las emisiones de carbono locales en un 50% para 2030. El teletrabajo, las semanas de trabajo comprimidas y otras opciones de horarios flexibles pueden reducir su huella de carbono y la de su empresa. Con menos viajeros en la carretera, podemos mejorar la calidad del aire de nuestras comunidades y ponernos un paso más cerca de lograr nuestros objetivos de reducción de carbono. Conduzca menos para hacer más por la madre naturaleza.

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